Der Einkauf von Gebäudedienstleistungen kann ganz schön kompliziert sein...
Unklare Ausschreibungsanforderungen ❌
Klare und genaue Anforderungen für die Reinigungsdienstleistungen zu definieren ist nicht immer einfach.
Preiskalkulation ❌
Die Preiskalkulation für die Reinigungsdienstleistungen ist schwierig und teils auch undurchsichtig, da viele Faktoren berücksichtigt werden müssen.
Überforderung des Personals ❌
Das Personal kann überfordert und überlastet sein, die Ausschreibung von Reinigungsdienstleistungen zu koordinieren, insbesondere wenn es wichtigere Aufgaben zu erledigen hat.
Qualitätssicherung ❌
Es kann schwierig sein, sicherzustellen, dass die Reinigungsdienstleistungen den hohen Anforderungen der Nutzer entsprechen.
Haftungsfragen ❌
Wer haftet wenn bei der Reinigung Schäden am Gebäude oder an den Einrichtungen verursacht werden.
Kommunikation mit Dienstleistern ❌
Eine effiziente Kommunikation mit den Dienstleistern ist schwierig, insbesondere wenn mehrere Dienstleister beteiligt sind.
Vergleichbarkeit der Angebote ❌
Es ist schwierig, die Angebote von verschiedenen Dienstleistern konkret zu vergleichen und eine Entscheidung zu treffen.
Rechtliche Anforderungen ❌
Es gibt eine Vielzahl rechtlicher Anforderungen, die bei der Ausschreibung von Reinigungsdienstleistungen berücksichtigt werden müssen, beispielsweise im Bereich Arbeitssicherheit und Umwelt.
Gut, dass unsere Kunden es entspannt abgeben können...
Unklare Ausschreibungsanforderungen ✅
Klare und einheitliche Ausschreibungen werden Objektspezifisch erstellt.
Preiskalkulation ✅
Preise werden vorgängig als Richtwert gerechnet und anschliessend mit den Anbietern verglichen.
Überforderung des Personals ✅
Immobilienbewirtschafter wie Immobiliensachbearbeiter müssen nur noch entscheiden wer den Zuschlag erhält, die restliche Arbeit wird abgenommen
Qualitätssicherung ✅
Die enge Betreuung in der Implementierungsphase wird von uns übernommen um sicher zu stellen, dass die Reinigungsdienstleistungen den hohen Anforderungen der Nutzer entsprechen.
Haftungsfragen ✅
Als neutraler Partner begutachten wir Schäden und unterstützen bei der Behebung.
Kommunikation mit Dienstleistern ✅
optimierte Prozesse vereinfachen die Kommunikation mit sämtlichen Dienstleister und Hauswarte
Vergleichbarkeit der Angebote ✅
Die Angebote sind 1:1 vergleichbar dank einheitliche Ausschreibungen
Rechtliche Anforderungen ✅
objektspezifische Berücksichtigung der Anforderungen
Mehrwert für Verwaltungen & Eigentümer
Ausschreibung von Dienstleistungen
Vergleiche nicht Äpfel mit Birnen. Einheitliche Submissionsunterlagen erlauben Dir Angebote besser zu vergleichen und nicht einfach die günstigste Zahl auf dem Deckblatt zu nehmen. Auf Wunsch führen wir die komplette Ausschreibung durch, sodass Du nur noch den Vertrag unterschreiben musst.
Objektanalyse / SLA Management
Kennst Du die Leistungszahlen Deiner Facility Services? Halten sich Deine Dienstleister an die vertraglich vereinbarten Leistungen? Ist das fünf Jahre alte Angebot noch marktgerecht? Lasse Deine Objekte von Zeit zu Zeit neutral bewerten.
Eigenbewirtschaftung
Was kostet mein Hauswart? Was kostet meine Reinigungskraft? Wie prüfe und rapportiere ich die erbrachten Leistungen? Welches Tool macht wann Sinn? Lohnt sich langfristig eventuell ein Outsourcing?
Nutzervertretung / baubegleitendes FM
Nutzerbedürfnisse werden oft zu wenig beachtet. Die Anforderungen an künftige Unterhaltsarbeiten werden gar immer wieder vernachlässigt. Durch eine phasengerechte Beschreibung der Anforderungen bezüglich Flächen, betrieblichen Abläufen und Wirtschaftlichkeit in einem Nutzungskonzept werden wichtige Grundlagen für eine bedürfnisgerechte Immobilie festgehalten.
Häufig gestellte Fragen
Bietet GONMAR auch Reinigungskurse an?
Wie Du und Dein Team am besten Glasflächen und Co. reinigen zeigen wir Dir nicht. Durch die Jahre ist aber ein Netzwerk an Profis entstanden, die wir Dir gerne empfehlen können.
Was kosten eure Dienstleistungen?
Unterschiedliche Objekte benötigen unterschiedliche Beratungen. Mit einem kostenlosen Vorgespräch können wir Dir ein Angebot für die einzelne Dienstleistungen anbieten. Stark gefragt ist auch die komplette Auslagerung der Ausschreibungen, hier wird ein Fixpreis pro Ausschreibung vereinbart.
Wie werden die Dienstleister für eine Ausschreibung ausgewählt?
Nach Möglichkeit werden drei Anbieter eingeladen. Die Anbieter werden in erster Linie nach dem vorhandenen Ruf in der Branche und in zweiter Linie nach geografischer Nähe ausgewählt. Auf Wunsch kannst Du auch Anbieter vorschlagen, wobei wir höchstwahrscheinlich die gleichen Namen auf der Liste haben werden.
Die Anbieter werden zeitgleich angeschrieben und mit gleichem Mass bewertet, sodass keine Vorteile für einzelne Unternehmen entstehen. Als Ausschreiber bestätigen wir Dir zudem auf Wunsch, dass sich kein Unternehmen darunter befindet, der einem Mitarbeiter oder Partner der GONMAR gehört oder nahesteht. Sollten Coaching-Teilnehmer der GONMAR in Frage kommen, wird dies vorgängig mit Dir als Auftraggeber transparent besprochen.
Ist ein Outsourcing der Ausschreibung überhaupt sinnvoll?
Alles, was nicht zur Kernaufgabe gehört, solltest Du grundsätzlich auslagern. Auch die Auslagerung von Ausschreibungen im Facility Management hat sich in den letzten Jahren vielerorts bewährt. Bewirtschafter verlieren so keine Zeit mit Hauswartung und Reinigung und können sich auf das Tagesgeschäft konzentrieren. Die öffentliche Hand sowie grössere Unternehmen vergeben bereits heute die meisten Ausschreibungen an externe Berater.
Ob es in Deinem Fall sinnvoll ist, kann anhand eines Gespräches eruiert werden.
Sollte die Hauswartung intern oder extern gelagert werden?
Ein interner Hauswart kennt die Bewohner persönlich und pflegt meistens auch ein gutes Verhältnis. Die Arbeiten werden oft am Abend oder Wochenende ausgeführt, da der Hauswart noch anderweitig arbeitstätig ist. Da er in der Überbauung oder gar im Haus wohnhaft ist, sieht er täglich was gemacht werden sollte.
Ein externer Hauswart kommt hingegen nur gemäss Vertrag vorbei, erledigt seine Arbeit gemäss Tourenrapport und garantiert so ein vertraglich vereinbarter Qualitätsstandard. Ein externer Hauswart ist grundsätzlich besser geschult, sodass Schadensfälle umgehend behoben werden können und mögliche Gefahrenzonen frühzeitig erkennt werden. Was auch dafür spricht ist die durchgehende Präsenz, da eine Hauswartungsfirma keine Ferien kennt.
Du siehst: Eine allgemein gültige Antwort gibt es nicht... Das muss objektbezogen betrachtet werden.
Studiere unsere Fallstudie zur Ausschreibung der Hauswartung in einem Mehrfamilienhaus in Luzern.
Überzeuge Dich selbst.
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Dein Weg zu effizientem Facility Management: Kurz-Leitfaden für Planung, Vorbereitung und Implementierung
Planungsphase im Facility Management
In der Planungsphase legst du den Grundstein für deinen Erfolg. Eine klare Zieldefinition gibt dir Orientierung, während die Auswahl der richtigen Organisationsform und deines Projektteams die Basis für eine effiziente Umsetzung bildet. Durch eine umfassende Bedarfsermittlung kannst du massgeschneiderte Lösungen entwickeln, die nicht nur den Betriebsanforderungen entsprechen, sondern auch deine Betriebskosten optimieren. Ein besonderer Fokus auf den Umweltschutz zeigt dein Engagement für nachhaltiges Gebäudemanagement und stärkt dein Unternehmensimage.
Vorbereitungsphase für den Betrieb
Die Betriebsvorbereitungsphase ist entscheidend, um deine Anlagen optimal auf den Betrieb vorzubereiten. Eine strategische Unterhalt- und Instandhaltungsplanung stellt die Weichen für die Langlebigkeit deiner Gebäude. Die Berücksichtigung relevanter Gesetze, Vorschriften und Normen sichert die Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen. Die sorgfältige Auswahl von Systemen und Komponenten legt den Grundstein für eine zuverlässige Infrastruktur. Durch das Bewerten von Serviceabonnements und die Festlegung von Service Levels und Leistungsstrategien sicherst du eine hohe Dienstleistungsqualität und Kundenzufriedenheit. Effektives Flächenmanagement sowie eine umweltbewusste Abfallbewirtschaftung und Entsorgung unterstreichen dein Engagement für Effizienz und Nachhaltigkeit.
Implementierungsphase im Facility Management
In der Implementierungsphase bringst du deine Planung in die Praxis. Die Inbetriebnahme und Abnahmen sorgen für einen reibungslosen Start, während das Garantiemanagement zusätzliche Sicherheit bietet. Instruktionen und Betriebsoptimierungen tragen zur kontinuierlichen Verbesserung bei, während Anpassungen und die Berücksichtigung von Kundenwünschen die Flexibilität und Nutzerorientierung deines Managements unterstreichen. Regelmässige Kontrollen gewährleisten die Einhaltung von Standards und ermöglichen es dir, proaktiv auf Veränderungen zu reagieren.
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Das (Arbeits-)Leben ist schon anstrengend genug. Buche deshalb unser Kennenlerngespräch direkt auf meiner Website - ganz ohne einschränkende Büro- oder Öffnungszeiten! Wähle einfach eine Zeit aus, die ins Tagesgeschäft passt!
"Wenn der Wind stärker weht, bauen die einen Mauern, die anderen Segelschiffe."
Meine langjährige Erfahrung über alle Hierarchiestufen hat mir eine andere Betrachtungsweise auf den Arbeitsalltag gegeben: Es gibt immer einen Weg.
Mit einer profunden Branchenkenntnis, einem klaren Fokus und innovativen Support-Optionen sind mein Team und ich Dein idealer Partner im Facility Management.
Gualter Gonçalves - Inhaber
